الخريطة التنظيمية، تعريفها، الهدف منها، مزاياها وعيوبها وانواعها
الخريطة التنظيمية هي الأسلوب الذي تتبعه العديد من المؤسسات من أجل تقديم هيكل تنظيمي لها، والذي يشمل جميع العلاقات الرسمية بين أعضاء التنظيم في المؤسسة، وتبين قنوات الاتصال بصورة دقيقة للوقوف على خطوط السلطة والمسؤولية و نطاق الإشراف الخاصة بكل عضو، لذا خلال السطور القادمة سنتعرف على ماهية الخريطة التنظيمية والهدف منها، و أنواعها، و مزاياها وعيوبها.
الخريطة التنظيمية
تعريف الخريطة التنظيمية
يقصد بها: "الصورة أو المخطط للهيكل الخاص بمنظمة ما، حيث يتم من خلاله توضيح الإدارات المكونة منها هذه المنظمة، والوظائف المتاحة بتلك الإدارات، مع توضيح خطوط السلطة والمسئولية التي تعمل على ربط أجزاء المنظمة ببعضها البعض، وهي تعد المصدر الرئيسي والأساسي للمعلومات التي يتم تقديمها للمنظمة، كما يمكن الرجوع إليها في أي وقت إن كان هناك حاجة لذلك.
تعريف آخر: "هي الشكل البياني الذي يتم تصميمه للهيكل التنظيمي لمؤسسة ما، حيث يوضح هذا الشكل الإدارات وكذلك الأقسام التي تتكون منها المؤسسة أو المنشأة ، كما توضح طبيعة العلاقات بين الوحدات الموجودة بالمنشأة، وتعمل على توضيح السلطات والمسئوليات التي تقع على عاتق كل وحدة، وعادة ما تقوم الخريطة التنظيمية بتوضيح مدى اتساع أو ضيق نطاق الإشراف داخل المنشاة أو المؤسسة.
ويشير (عقيلي، 1996) إلى أن الخريطة التنظيمية هي الرسم البياني الذي يتضح من خلاله الهيكل التنظيمي للمنظمة كلها.
أما الجوهري (1985) فقد عرفها بأنها: " إحدى الوسائل التي يتم التعبير من خلالها عن الإطار العام لشكل المنظمة أو المؤسسة، وتوضيح الهيكل التنظيمي بما يتضمن من وحدات وقطاعات وخطوط السلطة، والاتصالا.
وقد ذكر (قنصوة؛ ورشيد، 1984) أن كتاب التنظيم الإداري وتحليل النظم يُسمِّي الخريطة التنظيمية بمسمَّى "لوحات التنظيم".
وتعد تلك الخريطة إحدى الوسائل التوضيحية لمن يعمل بالمؤسسة، حيث يتم استخدامها في إعلام العاملين سواء الجدد أم الحاليين برؤسائهم ومرؤوسيهم، ومواقعهم بالهيكل التنظيمي، كما تستخدم في معرفة معلومات تخص أشخاصًا خارج المؤسسة مثل العملاء والزوار والموردين، لذا تُثبَّت هذه الخريطة في أماكن بارزة بالمؤسسة سواء كانت خاصة أم عامة.
الهدف من الخرائط التنظيمية
- تعمل على كشف الأخطاء الموجودة بالتنظيم وعلاجها، فعند رسم الخريطة التنظيمية تتضح الأخطاء بالهيكل التنظيمي، ومخالفات مبادئ التنظيم الإداري.
- يستفيد منها الموظف في معرفة الشخص المسؤول عنه مباشرة، كما يتعرف الرئيس من خلالها على المرؤوسين التابعين له.
- لها أهداف إعلامية؛ حيث أنه تسهم في تعريف الزائرين بوحدات وأقسام المنظمة، وكذلك التعرف على العاملين بالمنظمة.
- تبين خطوط السلطة وكذلك المسئولية بالمنشأة.
- يستطيع الموظفين الجدد أثناء تدريبهم من خلال التعرف على الهيكل التنظيمي، والمناصب التي يتم توليها، وأي من الموظفين الحاليين سوف يتواصل معهم.
- تحدد طريقة تقسيم العمل بين العاملين بالمنظمة.
- تبين لجان المنظمة، والسلطة المتاحة تلك اللجان، والعلاقة التي تربطها بأجزاء المنظمة.
- تحدد العلاقات بين كل من الإدارات والأقسام.
- توضح المستويات الإدارية وعددها داخل المنظمة.
- تعمل على تحديد الإطار الخاصة بالمنظمة والوحدات الإدارية التي تتبعها، ووظائف تلك الوحدات.
أنواع الخرائط التنظيمية
- الخريطة الرئيسية: وهي التي توضح الهيكل التنظيمي للمؤسسة كلها، وما تضمه من مختلف الوحدات الإدارية.
- الخريطة التكميلية: وهي تلك الخريطة المتعلقة بإحدى الإدارات الموجودة بالمؤسسة، أو إحدى الوحدات التنظيمية، على سبيل المثال: الخريطة المتعلقة بالتنظيم الهيكلي لإدارة مثل إدارة التسويق، وقد تشمل الخريطة التكميلية عدة إدارات لكنها لا تضم كافة الإدارات الموجودة بالمنظمة.
أشكال الخريطة التنظيمية
- الخريطة الرأسية: وهي التي تكون بدايتها من أعلى وتتجه لأسفل، حيث يكون أعلى مستوى إداري موجود في رأس الخريطة التنظيمية، بينما يكون أدنى مستوى إداري في ذيلها، وهذا الشكل من أكثر الأشكال شيوعًا في الخريطة التنظيمية.
- الخريطة الأفقية: وهي التي تكون بدايتها من اليمين ونهايتها في اليسار، حيث يكون أعلى مستوى إداري بها في اليمين ويتدرج إلى أن يصل لأدنى مستوى إداري في يسار الخريطة، ويعد هذا الشكل مشابه للخريطة الرأسية إلا أنه يختلف عنه في الاتجاه.
- الخريطة الدائرية: حيث تكون الخريطة على هيئة دائرة، بحيث يكون أعلى مستوى إداري في المركز ويتدرج من الداخل إلى الخارج إلى أن يصل إلى أدنى مستوى إداري بالمحيط الخارجي من الدائرة.
أنواع هياكل الخرائط التنظيمية
- هياكل المصفوفة: وهي التي يتم من خلالها تجميع الأفراد والأجهزة وكذلك المعدات بناء على أسس الهياكل التقسيمية أو الوظيفية، حيث توضح المشاريع التي يتم إقامتها بمواقع جغرافية متباعدة، أو يتم تخصيصها لتصنيع بعض المنتجات المحددة، حيث يتبع كل مشروع إدارة مستقلة تشمل عدة تقسيمات ووحدات فرعية.
- هياكل الفريق: وهي تلك الهياكل التي تتضمن تشكيل (فرق العمل)، من خلال تجميع الأفراد بناء على تخصصات محددة من الإدارات والأقسام الموجودة بالمنظمة من أجل أن يتم تكليفهم بمهمات ينجزونها، وقد تكون تلك المهمات مؤقتة، وقد تكون دائمة.
- هياكل شبكية: وهي هياكل من النوع المعاصر والتي تتناسب مع المنظمات الكبيرة التي تضم إطار واسع من العلاقات المختلفة، و يمتد نطاقها خارج الدولة في كثير من الأحيان، لذا تتعاون المنظمة بناء على شبكة من المنظمات التي تتبعها، أو من خلال متعهدين خارجيين.
كما تنقسم الخرائط التنظيمية إلى:
- خرائط التنظيم العام: وهي تلك الخريطة التنظيمية التي تبين الشكل الإجمالي لما تشتمل عليه المنظمة.
- خرائط الاختصاص: وهي التي تُبرز الاختصاصات الرئيسية للتقسيمات الأساسية من خلال عبارة قصيرة ومختصرة لكل منها.
- خرائط الأفراد: وهي التي تبين عدد الأفراد الموجودين بكل وحدة إدارية داخل المنظمة.
مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية
بالنسبة لمزايا الخريطة التنظيمية فهي كما يلي:
- توضح لكل فرد داخل المؤسسة أو خارجها إعداد الأسلوب أو الشكل التنظيمي.
- تحدد الموقع الخاص لمن هو في التنظيم، وكذلك مسؤوليته.
- تعد بمثابة الوثيقة التوضيحية التي يُعتمد عليها في دراسة التطور التاريخي والوظيفي بالمنظمة.
من عيوب الخريطة التنظيمية:
- لا توضح الخريطة التنظيمية بصورة دقيقة صاحب السلطة أو المسئولية الأعلى في المستوى التنظيمي، فعلى سبيل المثال إذا حدث وأن فشل أحد المنتجات من سيتحمل المسئولية هل المدير أم مدير التسويق.
- لا تعتبر التنظيم غير رسمي، فالعلاقات تكون غير رسمية.
- ما توضحه الخريطة التنظيمية
- تقوم الخريطة التنظيمية بتوضيح:
- أنشطة المنظمة الرئيسية وكذلك الفرعية.
- تقسيمات المنظمة الإدارية سواء الرئيسية أو الفرعية.
- أعداد المستويات الإدارية الموجودة بالمنظمة.
- النطاق الخاص بالإشراف.
- خطوط وحدود السلطة والمسئولية.
- المواقع المختلفة للإدارات بالمنظمة.
- المراكز الخاصة باتخاذ القرار.
- اللجان وكذلك المجالس الدائمة.
كيفية رسم الخريطة التنظيمية
- تحديد المستويات الإدارية وعددها من أعلى إلى أسفل (أي من القمة إلى القاعدة).
- توضيح الوظائف الهامة بأعلى مستوى إداري.
- يتم التعبير عن كل وظيفة بصندوق على شكل مربع أو مستطيل.
- يتم التعبير عن اللجان بدوائر وليس بالصناديق.
- يجب أن تكون خطوط السلطة متصلة ومستقيمة.
- يتم رسم الخريطة التنظيمية إما من خلال أسماء الإدارات أو من خلال الألقاب كإدارة الإنتاج أو مدير الإنتاج على سبيل المثال.
- يُحدد الشكل الذي سوف تُرسم به الخريطة هل رأسي، أم أفقي، أم دائري.
دمتم في امان الله وحفظه اخوكم محرر مدونة كن مثقف يحييكم لنا لقاء اخر في موضوع اخر .
تعليقات
إرسال تعليق